3.2 采购策略的编写过程和内容

本节讨论采购策略的编写过程和主要内容。

3.2.1 如何编写采购策略

1．定义物料族和人员分工

采购策略要基于物料分类制订，关于物料如何分类在前面章节已经阐述。人员分工其实在确定如何分类的时候就基本确定下来了，基本原则是一个人负责一类或者几类物料。注意编写者应该是对此类物料的技术、质量、市场等信息非常熟悉的人，否则采购策略的质量就会大打折扣。

实际操作中，编写工作也可以由一个写作小组共同完成，以弥补个人经验上的不足。主导者一般由经验最丰富者担任。

2．收集市场和供应商信息

收集情报包括跟踪所属物料族的有关市场、供应商和业界的信息，识别主要供应商，审视市场供应趋势和技术路标。

市场行情是制订正确采购策略的信息依据和基础。收集市场和供应商情报是物料管理者的日常工作之一。市场/供应商情报渠道包括Internet、媒体、权威机构、供应商的财务报表、供需双方的信息交流等。

要根据收集到的情报对采购策略进行维护和更新。

3．分析市场有关的风险

分析可能导致供应中断的市场风险。市场风险包括：

① 价格风险；

② 交货期风险；

③ 产品生命周期风险；

④ 垄断风险等。

分析的输出是特定物料族面对的市场风险、风险级别、该风险可能造成的影响以及缓解风险的建议。

4．分析和供应商有关的风险

分析可能导致供应中断的供应商方面的风险。分析的输出是确定供应商对公司需求能力的影响程度，提供减缓这一供应风险及其潜在影响的建议。

此分析应包括对供应商财务状况、所在地点的审视，如审视其所在地是否有发生自然灾害的可能性以及供应商对需求浪涌的响应能力。

5．总结物料族风险

结合市场风险分析和供应商风险分析的结果制订出该物料族的市场风险评估报告和风险减缓计划。

6．内部采购数据分析

从ERP等信息系统中获取采购数据（包括历史数据及预测数据），进行分类和排序，按供应商和物料族对采购金额的分布进行分析，并划分优先级。内部采购数据分析应尽量用图表来表示。

7．制订业务目标

制订其物料族策略之前，应获取公司整体策略。根据公司整体策略，制订或调整业务目标与计划，以使物料族策略与其保持一致。例如，物料族策略可能会受到公司同某个世界级的公司建立伙伴关系这一整体策略的影响。

8．从内部客户收集需求

要向内部客户了解他们对采购服务的需求和期望。内部客户包括公司市场、研发、计划、物流、财务等部门。

对于生产采购，年销售预测和可行的发货计划是采购制订总需求计划的最重要的数据。

9．制订策略和行动计划

该部分是整个策略制订活动的核心。前述收集的信息如公司策略、整体采购策略、市场和业界情报、基于供应商的采购金额分析以及潜在的新产品开发信息等，都是制订采购策略的基础。

策略和行动计划包括：

1）采购战略，如对客户需求的管理与整合，对供应平台的整合。

2）供应商分类策略。

3）风险转移和灾难恢复计划。

4）Sourcing （供应商寻源）战略，如自行采购、供应商提前介入等。

5）采购技巧，如一揽子订单，标准订单等。

6）供应商选择技巧，如竞争性招标、竞争性评估等。

3.2.2 采购策略的主要内容

采购策略的主要内容应该包括概述、内部需求分析、外部供应形势、采购策略、KPI及业务指标、工作计划，下面进行详述。

1．概述

1）涉及的物料种类。

2）工作回顾。

3）公司发展战略对本策略的影响。

4）编写成员构成及分工。

5）面临的主要挑战。

2．内部需求分析

1）内部需求概述。

2）产品线/部门需求概述。

3）需求分析——采购量。

4）需求分析——TQCDS。

5）需求分析——采购执行。

6）需求分析——其他要求。

3．采购策略内容——外部供应形势

1）市场情报收集方法与渠道（网站、第三方专业报告、供应商等）。

2）BenchMark（标杆）的建立。

3）市场发展情况与风险分析。

① 市场发展趋势（市场发展趋势，技术发展趋势）；

② 市场风险（供应中断、供应延迟、质量风险、价格上涨的风险）；

③ 市场主要供应商；

④ 供应商风险（财务、质量、产能、策略转移）。

4．采购策略

1）Sourcing策略。

2）交付保证策略。

3）供应商管理策略。

5．关键业绩指标（Key Performance Indicator，KPI）及业务目标

1）成本，包括价格下降、成本节省等。

2）质量，包括来料合格率、在线不良率、质量事故损失等。

3）交货，包括交货及时率。

4）其他。

6．工作计划

1）按季度。

2）责任人。

3.2.3 如何让采购策略落到实处

1．目标多样化、均衡化

（1）目标多样化 既要考虑KPI（成本下降率、来料合格率、在线不良率、质量事故损失、及时交付率），还要考虑业务监控指标（战略及瓶颈供应商数目、库存金额等）。

（2）目标均衡化 从TQCDS几个方面综合考虑，指标分解到季度。

2．风险及机会分析

（1）分析风险 分析供应市场、行业状况、现有供应商、公司采购量的变化、计划预测的准确性。

1）注意考虑新产品预测的不确定性，密切关注新产品动向。

2）识别潜在的供应风险（如供应商倒闭、元器件停产、独家供货、财务风险等）。

3）制订规避措施。

4）与研发、市场、计划紧密沟通，及时了解产品突发需求，解决供需矛盾。

（2）分析机会 着重供应链改善、成本控制及管理、供应商开拓、供应商伙伴关系的建立，发挥量的杠杆优势。

3．写作方式要求

1）坚持20/80原则，突出重点，抓住机会点，并有焦点。

2）采购策略要有明确的时间跨度、具体的进度和有效期限。

3）机会点及风险分析要以事实和数据说话，注意内在的层次性和关联性。

4）成本目标方面注重横向比和纵向比。

5）前面的分析是后面结论的依据，逻辑上要自然衔接。

4．信息来源引用要求

1）信息数据要指明来源、出处，注意其权威性。

2）信息的提供应注明信息所指的范围，包括区域范围和产业范围。

3）注意信息的可比性、可衡量性，应尽可能提供绝对数值和相对数值（百分比）。

5．具体指标的制订要注重SMART原则

（1）Specific 任务要清晰明确，叙述要简明、扼要。例如：不能只说“提升来料质量”，而是要明确具体内容，如来料合格率、在线不良率等。

（2）Measurable 量化、可衡量、可评估，不能用“增大”、“加大”等抽象字眼。例如，不能简单说“开发优秀机加工供应商资源”，而是要量化为“增加一家机加工合格供应商”。

（3）Attainable 可达性，通过努力能够达到实现。物料质量工作需要循序渐进，飞跃式增长不太可能，而且还会有副作用。

（4）Relevant 相关性，即工作目标要和采购策略的根本目的相关。

（5）Time-based 注明时间期限。