前言

秘书或助理是大家经常提及、接触，但往往难以说清楚具体工作内容的职业。认可这个职业的人会说这是一份“近水楼台先得月”的工作，可以获得不少优势；不了解这个职业甚至对这个职业有偏见的人会说，秘书或助理只不过是花瓶，主要工作就是打杂，处理办公室里的各种琐碎任务，这份工作谁都能干。

但是，凭借过去9年的培训和辅导经验，我认为，上面的说法是片面的甚至错误的。不管做秘书还是做助理，都有很大的成长空间。北京的钟同学、苏州的吴同学、广东的圆同学、上海的陈同学，都是毕业后就给公司领导做秘书或助理，一口气做了8年甚至10年，在30多岁时进入公司管理层。做秘书或助理并不是一份轻松的工作，领导对秘书或助理的要求实际上非常高。在不同的职业发展阶段，这个岗位对一个人的硬实力、软实力有不同的要求。

我们花了4年时间，在线下培训了1000多位秘书和助理，总结出了秘书/助理胜任力模型的第1版；又花了5年时间，在线上培训了10000多位秘书和助理，将这个模型优化迭代到了第6版（见图1）。秘书/助理胜任力模型可以非常清楚地告诉你，做好秘书或助理需要具备哪些能力，掌握哪些技能。

我们希望通过一种系统、有条理的方式，全面地介绍秘书或助理这个职业，告诉大家秘书或助理是什么、需要做什么、未来发展怎么样，这是我们创作这套书的初衷。按照我们的规划，这套书共有四本，可以系统地帮助大家学会如何做好秘书或助理。

第一本书主要帮助读者突破认知局限，从更加宏观的视角认识秘书或助理这份工作。有人说，一个人的认知决定了他的能力上限。为了帮助读者提高能力的上限，本书主要分享做秘书或助理一定要掌握的常识和思维。我们希望读者在这本书的帮助下，终有一天成长为“四度”秘书或助理——有深度、有速度、有高度、有宽度。

第二本书主要介绍如何“办事、办会”，通过分享资深秘书或助理的标准作业程序（Standard Operating Procedure，SOP）及方法，帮助大家学会系统地做事，并建立自己的SOP。秘书或助理的工作千头万绪，优秀的秘书或助理应该像超人一样，干净利落地处理好各项工作，展现出一种专业的美。

第三本书主要介绍如何“办文”，也就是公文写作，具体涵盖了法定公文和非法定公文中的事务类公文、会议类公文、规章类公文、经济类公文、书信类公文、礼仪类公文等。此外，书中还介绍了相关标准，分享了实用的公文模板，以帮助读者快速完成公文写作。

第四本书主要介绍从执行层跨入管理层必备的管理知识，内容涵盖了战略管理、人力资源管理、市场营销管理、品牌管理等方面。高层次的秘书或助理要能协助领导管理公司，例如，根据公司总体发展目标制定战略规划、起草年度经营计划、分解各阶段工作目标；跟踪经营目标达成情况，做出分析并提供改进建议；协助起草重要岗位人员任用提名方案、薪资待遇调整提案等。

秘书或助理工作充满了挑战和机遇。要想做好这份工作，既需要硬实力，也需要软实力（见图2）。要想在这个岗位上取得成功，就要持续不断地努力和学习。只有不断提升自己的能力和素养，才能更好地适应工作的变化和发展。希望每一个从事秘书或助理工作的人都能够积极进取，不断追求卓越。

在此需要说明，本书除了“助你提高工作效率的工具”模块及AI相关的内容由常可撰写，其余部分均由张小文撰写。

最后，非常感谢一直关注我们的粉丝，希望这本书能够帮助大家了解并学会怎样做秘书或助理。为了帮助更多的读者，我们将为购买本书的读者赠送一整套工作模板及“秘书/助理能力自检表”，请大家通过本书末尾提供的链接下载，或者访问公众号“总助能量站”，加小助手的微信领取。

张小文

2024年10月于广州